2009-10-05 ,

C'è la crisi ? Abbattere i costi e recuperare efficienza E’ proprio nei momenti di crisi economica che le imprese devono dotarsi di strumenti capaci di portare rapidamente maggiore efficienza operativa e maggiori risparmi. In primo piano, fra questi strumenti, c’è la gestione elettronica dei documenti, oggi considerata non più opzione facoltativa ma necessità organizzativa e strategica per migliorare la produttività delle persone e dei processi aziendali. I processi sono infatti governati dai documenti, che diventano sempre più documenti informatici, e - mediante l’integrazione del sistema documentale con quello informativo aziendale - possono fluire all’interno dei processi gestionali diventando contenuti utili al business. In parallelo all’ evoluzione tecnologica della gestione documentale, continua l’ultra decennale impegno del legislatore a favore della “dematerializzazione” e dell’uso del documento informatico, con la tendenza a trasformarlo via via da possibile ad obbligatorio come perno di un moderno eGovernment e driver di un sistema economico più efficiente. Sulla stessa lunghezza d’onda, anche l’Unione Europea sta operando attivamente con misure che rilanciano la semplificazione amministrativa e gestionale in azienda. In questo scenario le aziende sono quindi “obbligate” ad impiegare la gestione elettronica dei documenti innanzitutto come strumento irrinunciabile di efficienza, risparmio e competitività che può battere la crisi. Ma altrettando irrinunciabile è il ricorso alla gestione documentale come strumento obbligatorio di compliance, di rispetto delle leggi attuali e di quelle che si stanno prospettando in Italia ed in Europa. Il risultato di questo doppio scenario di obblighi ed opportunità rende allora veramente indispensabile e vitale l'utilizzo da parte delle imprese della gestione elettronica dei documenti. E non a caso i più recenti provvedimenti votati dal Parlamento in materia ddematerializzazione (dall’obbligo di Posta Elettronica Certificata a quello confermato di fattura elettronica e conservazione sostitutiva nei confronti della PA, alla tenuta informatica di libri e giornali bollati) sono stati inseriti nel decreto “anticrisi”! . Sintetizzando , quali sono allora i benefici che la gestione elettronica dei documenti introduce nell’impresa? Elimina la carta (con tutte le sue lentezze, inefficienze e duplicazioni) e rende i processi di lavoro più snelli, veloci ed efficienti; impiegati e manager lavorano meglio; le informazioni arrivano tempestive a chi ne ha bisogno, l’organizzazione diventa più reattiva. L’azienda “estesa” è più agile e controllata lungo tutta la catena; si rispettano agevolmente le varie normative; si migliora il servizio ai clienti e ai fornitori. Diminuiscono i costi della gestione operativa; spariscono intere e costose sezioni del magazzino prima dedicate allo stoccaggio dei documenti. In ultima analisi, l’impresa è più competitiva sul mercato.

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